Privacy- en cookieverklaring

18 augustus 2026

Ship Assist is een geregistreerde handelsnaam van Software Foundry B.V. Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen, voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
• Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken; 
• Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens zijn bij ons in goede handen. Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om en verwerken deze in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken en hoe wij hiermee omgaan.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken? Neem dan contact op met Software Foundry B.V.

Uw account
Voor toegang tot de Ship Assist applicatieportal moet u zich eerst registreren. U moet dan informatie over uzelf opgeven en een gebruikersnaam kiezen. Daarmee maken wij een account, waarop u kunt inloggen met die gebruikersnaam en een zelfgekozen wachtwoord. Hiervoor gebruiken wij uw:

• Telefoonnummer;
• Factuuradres;
• Betalingsgegevens;
• Scheepsgegevens;
• E-mailadres;
• Roep- of gekozen bijnaam (de z.g. Nickname);
• IP-adres;
• NAW-gegevens.

Wanneer u zich registreert, verwerken wij de persoonsgegevens die nodig zijn om uw gebruikersaccount aan te maken en u toegang te geven tot Ship-Assist. Wij gebruiken deze gegevens voor het beheer en de beveiliging van uw account, voor het gebruik van de dienst en, waar nodig, om met u te communiceren over de dienst.

Wanneer wij deze persoonsgegevens verwerken in opdracht van de organisatie waarvoor u Ship-Assist gebruikt, treedt deze organisatie op als verwerkingsverantwoordelijke en Software Foundry B.V. als verwerker.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

U kunt bepaalde gegevens van uw gebruikersaccount zelf bekijken en wijzigen.

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.

Support en/of contactformulier
Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw:

• Roep- of gekozen bijnaam (de z.g. Nickname).
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Ingevulde bericht

Door een formulier in te vullen geeft u uw toestemming om deze gegevens te gebruiken en bewaren tot uw vraag of opmerking volledig is afgehandeld.
De gegevens die u via het contactformulier verstrekt kunnen worden gedeeld met derde partijen, indien dit nodig is voor de afhandeling van uw vraag of opmerking, of indien wij daartoe op wettelijke basis worden verplicht.

Melden van bezoeken en het afhandelen van verbruik van faciliteiten
Wanneer u via onze software een bezoek meld of een faciliteit gebruikt, gebruiken wij uw persoonsgegevens om deze correct af te kunnen handelen. Wij mogen uw persoonsgegevens dan aan de havendiensten, stuwadoors en leverancier van de faciliteit verstrekken. Hiervoor gebruiken wij uw:

• E-mailadres;
• Betalingsgegevens;
• Telefoonnummer;
• Factuuradres;
• NAW-gegevens;
• ECO-ID;
• Scheepsgegevens.

Door uw gegevens te verstrekken geeft u toestemming om deze hiervoor te gebruiken. Wij bewaren deze informatie conform de wettelijke bewaartermijnen.

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.
Wij werken samen met:

• Stichting Afvalstoffen Binnenvaart;
• Aangesloten havenbedrijven

Een abonnement afsluiten
Wanneer u bij onze dienst Ship Assist een betaald abonnement afsluit, dan gebruiken wij uw persoonsgegevens om de betaling af te handelen. Hiervoor gebruiken wij uw:

• NAW-gegevens;
• Factuuradres;
• Betalingsgegevens;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Roep- of gekozen bijnaam (de z.g. Nickname);

Door een betaald abonnement af te sluiten geeft u toestemming om uw gegevens hiervoor te gebruiken. Wij bewaren deze informatie, totdat u het abonnement opzegt. Gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt bewaren wij zolang de bewaarplicht geldt.

Verstrekken aan derden
Wij werken met bepaalde bedrijven samen, die uw hierboven genoemde persoonsgegevens van ons kunnen ontvangen.
Voor het afhandelen van de bestellingen werken wij samen met:

• Onze betalingsprovider Mollie.

Toegang portaal/App
Via het Ship Assist applicatieportaal krijgt u toegang tot een beheeromgeving waarin u zelf instellingen en gegevens voor de dienst kunt beheren en wijzigen. Wij houden een logboek bij van relevante handelingen die u binnen het portaal uitvoert, inclusief het tijdstip waarop deze plaatsvinden. Wij gebruiken deze informatie voor beveiliging, controle en het onderzoeken en herleiden van eventuele problemen.
Hiervoor gebruiken wij uw:

• NAW-gegevens;
• E-mailadres;
• Roep- of gekozen bijnaam (de z.g. Nickname);
• IP-adres.

Door gebruik te maken van ons portaal verleent u toestemming hiervoor. Wij bewaren deze informatie conform de wettelijke bewaartermijnen.

Locatiegegevens
Voor sommige functies van onze dienst is het nodig om uw locatie te bepalen. Wanneer een functie toegang tot uw locatie nodig heeft, vragen wij hiervoor eerst uw toestemming. Alleen wanneer u toestemming geeft, kan de betreffende functie gebruikmaken van uw locatiegegevens.

Voor het bepalen van uw locatie maken wij gebruik van de locatievoorzieningen van uw telefoon, tablet of computer. Deze voorzieningen maken onderdeel uit van het besturingssysteem of apparaat dat u gebruikt. De aanbieder daarvan, zoals Apple, Google of Microsoft, kan daarbij mogelijk ook persoonsgegevens verwerken. Wij hebben geen invloed op deze verwerking. Raadpleeg voor meer informatie de privacyverklaring van de betreffende aanbieder.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen
Met uitzondering van partijen die wij inschakelen voor het leveren van onze diensten, verstrekken wij uw persoonsgegevens niet aan andere bedrijven of instellingen, tenzij dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of wanneer wij hiertoe op grond van de wet bevoegd zijn. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een bevoegde overheidsinstantie op wettelijke grondslag om gegevens verzoekt.

Statistieken
Wij houden statistieken bij over het gebruik van onze dienst. 

Cookies
Onze dienst maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk om de dienst goed en veilig te laten functioneren, bijvoorbeeld om uw sessie te beheren en bepaalde instellingen te onthouden.
Wij gebruiken geen cookies voor advertentie- of marketingdoeleinden en volgen u niet met cookies buiten onze dienst.

Omdat deze cookies noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst, is hiervoor geen toestemming vereist. Wanneer u deze cookies via uw browser blokkeert, kunnen bepaalde onderdelen van onze dienst niet of niet goed functioneren.

Google Analytics
Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze dienst gebruiken. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Ons informatiebeveiligingsmanagementsysteem is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001:2022. Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen deze waar nodig aan op basis van actuele risico’s en ontwikkelingen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie van onze privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website. De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan deze privacyverklaring.
Indien een wijziging gevolgen heeft voor de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en de toepasselijke wetgeving vereist dat wij u daarover afzonderlijk informeren, zullen wij dit op passende wijze doen.

Uw rechten
Heeft u vragen over deze privacyverklaring, over de verwerking van uw persoonsgegevens of over uw privacyrechten? Neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

U hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij hebben en wat wij daarmee doen;
• Inzage in de precieze persoonsgegevens die wij hebben;
• Het laten corrigeren van fouten;
• Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• Het laten overdragen van persoonsgegevens aan een andere partij;
• Intrekken van toestemming;
• Een bepaalde verwerking beperken;
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, gewijzigd of verwijderd, kunnen wij u vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen vaststellen.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Indien dit vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken noodzakelijk is, kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. In dat geval informeren wij u binnen één maand na ontvangst van uw verzoek over de verlenging en de reden daarvoor.

Klacht indienen
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via support@ship-assist.com. Wij nemen uw klacht in behandeling en informeren u over de verdere afhandeling.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.

Contactgegevens
Software Foundry B.V.
t.a.v. afdeling Ship Assist
Albert Plesmanweg 43-K
3088 GB Rotterdam
E-mailadres: support@ship-assist.com
KvK nummer: 5038426